Huishoudelijk Reglement NERG, vastgesteld 18 maart 1999
HUISHOUDELIJK REGLEMENT van het Nederlands Elektronica- en Radiogenootschap

LEDEN, BALLOTAGE
Artikel 1
Wie als lid wenst te worden toegelaten, dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij het bestuur door invulling van een daarvoor bestemd aanmeldingsformulier. Kandidaatleden dienen in hun lidmaatschapsaanvraag te verklaren, dat zij de doelstellingen van het NERG onderschrijven. Kandidaatleden vallende in categorie c van artikel 5 lid 1 van de statuten dienen hun lidmaatschapsaanvraag te doen ondersteunen door twee leden van de vereniging. Voor deze categorie vraagt het bestuur bovendien advies van de ballotagecommissie. Deze commissie brengt binnen drie weken schriftelijk advies uit aan het bestuur over de toelating van het kandidaatlid. Het besluit tot toelating van nieuwe leden wordt gepubliceerd in het in artikel 13 lid 2 bedoelde tijdschrift.

CONTRIBUTIE, DONATIE
Artikel 2
De contributie dient ieder jaar voor 1 februari van het verenigingsjaar waarover zij verschuldigd is, te worden voldaan door storting of overschrijving op een door de penningmeester bekend te maken rekening. Op de verschuldigde contributie wordt een korting wegens kostenbesparing verleend aan alle leden die een machtiging tot automatische incasso van de verschuldigde contributie aan het bestuur hebben verleend. Zij die in de loop van enig jaar als gewoon lid of studentlid worden toegelaten, zijn over dat jaar een contributie naar gelang van de tijd verschuldigd, te berekenen als het produkt van het aantal na de datum van toelating tot het lidmaatschap nog niet verstreken gehele maanden en het twaalfde deel van de voor het lidmaatschap vastgestelde contributie; het aldus berekende bedrag wordt naar beneden afgerond op gehele guldens c.q. halve euro’s. Zoals bepaald in artikel 10 lid 5 van de statuten, kan het bestuur in bijzondere gevallen beslissen dat een gewoon lid of studentlid wegens persoonlijke omstandigheden geheel of gedeeltelijk van contributie zal zijn vrijgesteld. Deze beslissing geldt telkens slechts voor één verenigingsjaar. Degenen die door het bestuur met het oog op lidmaatschap worden uitgenodigd kennis te maken met de vereniging, ontvangen gedurende ten hoogste zes maanden om niet de afleveringen van het in artikel 13 lid 2 bedoelde tijdschrift, alsmede de uitnodigingen voor themabijeenkomsten en excursies. Donateurs betalen een minimale jaarlijkse bijdrage ter grootte van viermaal de contributie van een gewoon lid, te voldoen voor 1 april van het betreffende verenigingsjaar.

BESTUUR (verkiezing)
Artikel 3
Het bestuur doet een voorstel aan de jaarvergadering omtrent het aantal bestuursleden met een aanduiding van de bestuursfuncties. De voorzitter wordt als zodanig door de algemene vergadering gekozen. De overige functies worden door de leden van het bestuur onderling verdeeld. Het bestuur stelt ter vervulling van elke vacature ten minste één stemgerechtigd lid van de vereniging kandidaat. Ten minste vijf stemgerechtigde leden kunnen gedurende een week nadat de in het vorige lid bedoelde kandidatuur ter kennis van de stemgerechtigde leden is gebracht, aan het bestuur namen van leden van de vereniging opgeven, die alsdan met de door het bestuur voorgestelde kandidaat (kandidaten) op een voordracht zullen worden geplaatst.

BESTUUR (taak)
Artikel 4
De voorzitter leidt de algemene vergaderingen, bestuursvergaderingen, themabijeenkomsten en excursies. Bij afwezigheid van de voorzitter draagt hij er zorg voor, dat hij wordt vervangen door de vice-voorzitter of, bij diens afwezigheid, door een ander bestuurslid. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. Hij houdt afschrift van alle uitgaande stukken. Hij verzorgt de notulen van de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen. Hij verzorgt, in samenspraak met de overige bestuursleden, de eindredactie van het jaarverslag en jaarplan als bedoeld in artikel 14 lid 2 van de statuten. Hij zorgt voor de verzending van de oproepen voor vergaderingen en andere interne stukken van de vereniging. De penningmeester beheert, in overleg met de overige bestuursleden, de gelden en de goederen van de vereniging. Hij int de contributies en verzendt de stukken die uitsluitend op de geldmiddelen van de vereniging betrekking hebben. Hij beheert tevens de in artikel 10 lid 2 van de statuten genoemde fondsen. Hij houdt boek van de inkomsten en de uitgaven. Hij verzorgt, in samenspraak met de overige bestuursleden, de teksten voor het financieel deel van het in artikel 14 lid 2 van de statuten bedoelde jaarverslag en jaarplan. Hij stelt de in artikel 20 van de statuten bedoelde kascommissie in de gelegenheid alle te onderzoeken stukken en alle bijbehorende bescheiden na te zien. Indien de secretaris of de penningmeester tijdelijk niet in staat is zijn taak als bedoeld in het derde of vierde lid te vervullen, wordt hij, voor zover mogelijk, vervangen door één van de overige bestuursleden. Niet-bestuursleden kunnen tot een vergadering van het bestuur worden toegelaten indien zij door het bestuur worden uitgenodigd. Zij hebben alsdan een adviserende stem.

ALGEMENE VERGADERING
Artikel 5
Over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de vergadering akkoord gaat met een mondelinge stemming. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij ten minste vijf aanwezige stemgerechtigde leden schriftelijke stemming verzoeken. Bij staking van stemmen wordt een voorstel geacht verworpen te zijn. Indien bij een verkiezing bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten op wie de hoogste aantallen stemmen zijn uitgebracht. Alsdan is hij die bij deze herstemming de meeste stemmen op zich verenigt, gekozen. Indien bij herstemming de stemmen staken, wordt de jongste in leeftijd geacht gekozen te zijn. De secretaris draagt zorg voor de aanwezigheid van een presentielijst. Ieder stemgerechtigd lid wordt geacht zijn naam en handtekening op deze lijst te plaatsen.

OPROEPINGEN
Artikel 6
De voor een algemene vergadering opgeroepen leden ontvangen een agenda van de vergadering. Zij kunnen kenbaar maken of zij de daarbij behorende stukken vóór de vergadering wensen te ontvangen. Donateurs worden niet opgeroepen voor een algemene vergadering. Zij ontvangen echter wel ongevraagd het jaarverslag, jaarplan en begroting ter kennisneming. Leden die in het buitenland woonachtig zijn, ontvangen geen oproepingen voor algemene vergaderingen en geen uitnodigingen voor themabijeenkomsten en excursies of andere activiteiten van de vereniging, tenzij zij daarom schriftelijk hebben verzocht.

NOTULEN
Artikel 7
De concept-notulen van een algemene vergadering worden gepubliceerd in de eerstvolgende aflevering van het in artikel 13 lid 2 bedoelde tijdschrift. Op de eerstvolgende algemene vergadering worden de notulen van de daaraan voorafgaande algemene vergadering definitief vastgesteld. leder die het woord heeft gevoerd, heeft het recht te verlangen dat het door hem gesprokene al dan niet in de notulen wordt opgenomen. De algemene vergadering kan echter op voorstel van de voorzitter of een stemgerechtigd lid beslissen, dat zijn opmerkingen in strijd met zijn verlangen, geheel of gedeeltelijk niet zullen worden opgetekend. Van de themabijeenkomsten worden geen notulen opgemaakt; van deze bijeenkomsten en van excursies wordt zo mogelijk een verslag in het in artikel 13 lid 2 bedoelde tijdschrift geplaatst.

TOEGANG VOOR NIET-LEDEN TOT THEMABIJEENKOMSTEN EN EXCURSIES
Artikel 8
Leden en donateurs kunnen met toestemming van het bestuur, en onder door het bestuur vast te stellen voorwaarden, niet-leden tot de themabijeenkomsten en excursies introduceren. Zonder introductie kan ook aan niet-leden tegen betaling van een door het bestuur vast te stellen tarief toegang worden verleend, maar uitsluitend als deze mogelijkheid en genoemd toegangstarief in de uitnodiging is vermeld, en behoudens het gestelde onder lid
4. Voorts hebben toegang de leden van organisaties waarmee de vereniging afspraken over wederzijdse toelating op elkaars bijeenkomsten heeft gemaakt, behoudens het gestelde onder lid 4. Indien het aantal deelnemers beperkt is, hebben bij de toelating leden voorrang op nietleden.

BALLOTAGECOMMISSIE
Artikel 9
De ballotagecommissie, als bedoeld in artikel 19 van de statuten, bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf personen. De leden van de ballotagecommissie worden door de algemene vergadering gekozen voor de duur van drie jaren. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming terstond mogelijk, echter met dien verstande, dat de totale zittingsduur niet meer dan negen achtereenvolgende jaren bedraagt. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris. De commissie brengt op de in artikel 14 lid 2 van de statuten bedoelde jaarvergadering in algemene termen verslag uit over zijn werk.

KASCOMMISSIE
Artikel 10
De kascommissie, bedoeld in artikel 20 van de statuten, bestaat uit twee actieve leden en twee plaatsvervangende leden. Leden van de kascommissie worden door de algemene vergadering benoemd voor de periode van één jaar. Herbenoeming in het daaropvolgende jaar is drie maal mogelijk, zodat een kascommissielid maximaal vier achtereenvolgende jaren als zodanig kan functioneren. De eerste twee jaren zal een kascommissielid in beginsel als plaatsvervangend lid functioneren, de daarop volgende twee jaren zal een kascommissielid in beginsel als actief lid functioneren. De twee actieve leden brengen op de in artikel 14 lid 2 van de statuten bedoelde jaarvergadering verslag uit van hun bevindingen. Is een actief lid verhinderd, dan wordt hij vervangen door een plaatsvervangend lid.

ONDERWIJSCOMMISSIE
Artikel 11
De onderwijscommissie is een vaste bestuurscommissie als bedoeld in artikel 21 van de statuten. De commissie verzorgt de in artikel 3 van de statuten onder f. en g. genoemde taken. Het bestuur stelt richtlijnen vast voor het werk van de commissie. De voorzitter van de commissie wordt door het bestuur uit zijn midden benoemd. De voorzitter van de commissie verdeelt de taken onder de leden van de commissie en hij draagt zorg voor de besteding en bewaking van het aan de commissie door het bestuur toegekende budget. De leden van de commissie worden door het bestuur benoemd en ontslagen. Voorzover het bestuursleden betreft, geldt de benoeming tot het moment van aftreden als bestuurslid. Voorzover het niet-bestuursleden betreft, geldt de benoeming voor een periode van drie jaren, of, bij tussentijdse verkiezing als bestuurslid, tot het moment van deze verkiezing. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming terstond mogelijk, echter met dien verstande, dat de totale zittingsduur niet meer dan negen achtereenvolgende jaren bedraagt. De commissie zal naast de voorzitter bestaan uit ten minste twee en ten hoogste vier leden, bij voorkeur actief in het onderwijsveld of het bedrijfsleven. Indien het werk hiertoe aanleiding geeft, kunnen de commissieleden uit hun midden een secretaris-penningmeester benoemen, die voor de vervulling van zijn werk een door de secretaris en penningmeester te bepalen mandaat krijgt van het bestuur. Bijzondere zorg zal worden gegeven aan deelname aan examens door NERGredacteuren en examinatoren, aan verzoeken om toezicht door NERG-gecommitteerden, en aan erkenning van opleidingen door het NERG. De gecommitteerden worden door de commissie benoemd en ontslagen.

PROGRAMMACOMMISSIE, THEMABIJEENKOMSTEN, EXCURSIES
Artikel 12
De programmacommissie is een vaste bestuurscommissie als bedoeld in artikel 21 van de statuten. De commissie verzorgt de in artikel 3 van de statuten onder a. en b. genoemde taken. Het bestuur stelt richtlijnen vast voor het werk van de commissie. De voorzitter van de commissie wordt door het bestuur uit zijn midden benoemd. De voorzitter van de commissie verdeelt de taken onder de leden van de commissie en hij draagt zorg voor de besteding en bewaking van het aan de commissie door het bestuur toegekende budget. De leden van de commissie worden door het bestuur benoemd en ontslagen. Voorzover het bestuursleden betreft, geldt de benoeming tot het moment van aftreden als bestuurslid. Voorzover het niet-bestuursleden betreft, geldt de benoeming voor een periode van drie jaren of, bij tussentijdse verkiezing als bestuurslid, tot het moment van deze verkiezing. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming terstond mogelijk, echter met dien verstande, dat de totale zittingsduur niet meer dan negen achtereenvolgende jaren bedraagt.

TIJDSCHRIFTCOMMISSIE, TIJDSCHRIFT
Artikel 13
De tijdschriftcommissie is een vaste bestuurscommissie als bedoeld in artikel 21 van de statuten. De commissie verzorgt de in artikel 3 van de statuten onder c. genoemde taken, en is met name verantwoordelijk voor het door de vereniging uitgegeven tijdschrift, hierna “Het Tijdschrift” genoemd. De commissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf personen. De voorzitter van de commissie wordt door het bestuur uit zijn midden benoemd. De leden van de commissie worden door het bestuur benoemd en ontslagen. Voorzover het bestuursleden betreft, geldt de benoeming tot het moment van aftreden als bestuurslid. Voorzover het niet-bestuursleden betreft, geldt de benoeming voor een periode van drie jaren of, bij tussentijdse verkiezing als bestuurslid, tot het moment van deze verkiezing. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming terstond mogelijk, echter met dien verstande, dat de totale zittingsduur niet meer dan negen achtereenvolgende jaren bedraagt. Het bestuur stelt richtlijnen vast voor het werk van de commissie. De commissie draagt er zorg voor, dat de te publiceren artikelen op een verantwoord peil staan in overeenstemming met de in artikel 2 van de statuten genoemde doelstelling van de vereniging. De voorzitter van de commissie verdeelt de taken onder de leden van de commissie en hij draagt zorg voor de besteding en bewaking van het aan de commissie door het bestuur toegekende budget. Eén van de leden is hoofdredacteur van Het Tijdschrift. De hoofdredacteur kan, maar behoeft niet, tevens voorzitter van de tijdschriftcommissie te zijn. De hoofdredacteur is belast met de samenstelling en vormgeving van de opeenvolgende nummers van Het Tijdschrift; overige operationele taken met betrekking tot de uitgave van Het Tijdschrift worden door de voorzitter conform het gestelde in lid 8 van dit artikel verdeeld. Leden en donateurs ontvangen Het Tijdschrift gratis; anderen kunnen zich op Het Tijdschrift abonneren tegen betaling van een door het bestuur vast te stellen abonnementsgeld.

CONTACTCOMMISSIE
Artikel 14
De contactcommissie is een vaste bestuurscommissie zoals bedoeld in artikel 21 van de statuten. De commissie is verantwoordelijk voor de communicatie met contactpersonen bij faculteiten en bij kenniscentra van bedrijven. De contactpersonen bij de faculteiten verzorgen met name de in artikel 3 van de statuten onder h. genoemde activiteiten. De voorzitter van de commissie wordt door het bestuur uit zijn midden benoemd. De leden van de commissie worden door het bestuur benoemd en ontslagen. Voorzover het bestuursleden betreft, geldt de benoeming tot het moment van aftreden als bestuurslid. Voorzover het niet-bestuursleden betreft, geldt de benoeming voor een periode van drie jaren of, bij tussentijdse verkiezing als bestuurslid, tot het moment van deze verkiezing. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming terstond mogelijk, echter met dien verstande, dat de totale zittingsduur niet meer dan negen achtereenvolgende jaren bedraagt. Het bestuur stelt richtlijnen vast voor het werk van de commissie.

SECTIES
Artikel 15
Een sectie, zoals bedoeld in artikel 24 van de statuten, wordt geleid door een sectiebestuur bestaande uit drie leden. Het sectiebestuur wordt de eerste maal door het bestuur van de vereniging benoemd. In de bezetting van vacatures wordt door de sectievergadering voorzien. De sectievergadering stelt, voordat de sectie haar werkzaamheden aanvangt, een eigen sectiereglement vast. In dit sectiereglement worden onder meer geregeld:
a. de taak van de sectie;
b. de functieverdeling, verkiezing en zittingsduur van sectiebestuursleden.
Het sectiereglement mag niet strijdig zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging en wordt eerst van kracht nadat het de goedkeuring van het bestuur van de vereniging heeft verkregen. Dit geldt evenzeer voor wijzigingen op het sectiereglement.

FONDSEN MET AFZONDERLIJKE BESTEMMINGEN
Artikel 16
Het bestuur kan de in de statuten onder artikel 10 lid 2 bedoelde, afzonderlijk te beheren, fondsen instellen. De stortingen in de fondsen komen voort uit de inkomsten en het vermogen van de vereniging. Het bestuur legt in de jaarvergadering verantwoording af van zijn beheer van de fondsen. Een van deze fondsen draagt de naam “Fonds voor Bijzondere Activiteiten”. Alle buitengewone baten, verkregen uit de in artikel 3 van de statuten onder d genoemde activiteiten, worden in dit fonds gestort. Van de in de statuten onder artikel 12 lid 4 aan het bestuur gegeven bevoegdheid zal alleen met betrekking tot het “Fonds voor Bijzondere Activiteiten” gebruik mogen worden gemaakt.

NATIONALE EN INTERNATIONALE ORGANISATIES
Artikel 17
Indien de algemene ledenvergadering besluit, dat de vereniging zal deelnemen aan de werkzaamheden van een nationale of internationale organisatie met wetenschappelijke doelstelling, dan wel het bestuur besluit medewerking te verlenen aan een nationale of internationale wetenschappelijke bijeenkomst, worden zo nodig door het bestuur een of meer afgevaardigden aangewezen, die de vereniging bij die organisatie of die bijeenkomst zullen vertegenwoordigen. Indien een internationale organisatie echter bestaat uit nationale comités, of indien de algemene vergadering het om andere redenen gewenst acht dat de betrekkingen met een internationale organisatie zullen worden onderhouden door een permanent daartoe aangewezen groep personen, kan op voorstel van het bestuur een comité, als bedoeld in artikel 25 van de statuten, worden ingesteld. De leden van een comité worden door het bestuur benoemd. De voorzitter wordt door de leden van het comité uit hun midden benoemd. Het comité stelt, voordat het zijn werkzaamheden aanvangt, een reglement vast, waarin zijn verhouding tot de vereniging en zijn werkzaamheden nader worden geregeld. Dit reglement mag niet strijdig zijn met de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging en wordt eerst van kracht nadat het de goedkeuring van het bestuur van de vereniging heeft verkregen. Dit geldt evenzeer voor wijzigingen op dat reglement. Het beheer van de gelden van een comité kan door de vereniging plaatsvinden in een afzonderlijk fonds met bijbehorende boekhouding.

VERGOEDINGEN
Artikel 18
Bestuursleden en sectiebestuursleden verrichten hun werkzaamheden als zodanig om niet. Aan de leden van een commissie, comité of sectie kan door het bestuur van de vereniging, hetzij een vergoeding voor hun werkzaamheden, hetzij een vacatiegeld worden toegekend. Bestuursleden, sectiebestuursleden en de leden van een commissie hebben recht op vergoeding van hun reis- en verblijfkosten, in het belang van de vereniging gemaakt, alsmede van de overige door hen met goedvinden van het bestuur van de vereniging gemaakte kosten. Voor zover nodig stelt het bestuur op voorstel van de onderwijscommissie een regeling vast voor de reis- en verblijfkosten, vergoedingen en vacatiegelden voor de in artikel 11 lid 9 genoemde redacteuren, examinatoren en gecommitteerden. Het bestuur kan door derden bezoldigde werkzaamheden doen verrichten ten behoeve van de vereniging en haar organen.

Artikel 19
In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, alsook bij twijfel omtrent de uitleg van deze regelingen, beslist het bestuur.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering, gehouden op 18 maart 1999. Prof. dr. ir. W.C. van Etten, voorzitter Dr. M.J.C. van den Homberg, secretaris